Kennst du das auch? Du hast einen Auftrag für ein Live-Online-Meeting angenommen und plötzlich entpuppt sich dieses als spontanes Hybrid-Meeting. Zack! Ohne Ankündigung, ohne Vorwarnung, ohne Anmeldung!

Dein Auftraggeber ist sich vielleicht keiner Schuld bewusst. Ja, er weiß es vielleicht gar nicht besser. Viele wissen ja nach wie vor nicht, dass es besser ist, Interaktion ins Training zu bringen, um es wirklich wirksam zu gestalten.

Wie können wir da erwarten, dass Menschen wissen, dass so eine spontane Hybridsache, wie ich es hier einfach mal nenne, die komplette Vollgrütze ist? Vielleicht weißt du gar nicht, dass dir das schon mal passiert ist? Vielleicht fändest du es nicht so schlimm? Vielleicht stehst du auch noch am Anfang und denkst, dass das vielleicht sogar normal ist? Sicher ist das alles auch weniger schlimm, wenn man einfach Fakten vorliest! Klar, dann stört das nicht.

Vielleicht fragst du dich auch, was ein Hybrid Meeting ist. Dann lege ich dir nochmal diesen Blogbeitrag dazu hier ans Herz:

Gute Hybrid Meetings oder Wenn der Mensch trotz Technikgedöns im Mittelpunkt steht

Achtung! Das Lesen des nun folgenden Beitrages könnte dich kritischer und zickiger zum Wohle deiner Teilnehmenden zurücklassen! Bist du bereit?

Worum geht es hier denn eigentlich?

Es ist der Moment, in dem du dich in dein Live-Online-Training einloggst und plötzlich stellst du fest, dass die angemeldeten sechs Teilnehmenden einer Inhouse-Veranstaltung nicht etwa jeweils vor einem eigenen PC/Mac sitzen, sondern alle nebeneinander in EINEM Tagungsraum mit Blick auf EINEN Bildschirm.

Es ist ja jetzt auch wieder einfacher, wenn man gemeinsam vor dem PC sitzt und die Maske weglassen kann, da kann man doch auch gemeinsam viel mehr Spaß haben.

Mit nur EINEM Mikrofon, mit der schlechtesten, weil eingebauten Webcam, Sie sitzen auch alle vor dem Fenster, was zur Folge hat, dass du auch nur Umrisse erahnen kannst. Der Schulungsraum hat Parkettfußboden. Sicher schick, aber die Akustik ist ebenso Grütze, wie die gesamte Idee, auf diese Weise arbeiten zu wollen. Sie verstehen sich gut, schalten dann auch mal das Mikrofon aus, um sich zu unterhalten, schließlich beginnt die Veranstaltung ja noch nicht oder du als Moderator/in sprichst gerade. Ich weiß nicht, wie es dir ergeht, wenn du diese Schilderung liest, aber für mich ist das der blanke Horror. Meinen schönen Plan samt Interaktionen muss ich komplett spontan anpassen. Das kostet einen Moment Überlegung, um dann jeweils souverän den nächsten Schritt zu machen. Manche Ideen und Prozesse machen auf diese Weise jetzt sogar gar keinen Sinn mehr.

Vielleicht kommt das aber so massiv bei dir bisher nicht vor. Möglicherweise hast du aber auch schon mal so ein Arbeits-Duo im Online-Raum gehabt, also dass ZWEI Teilnehmende vor EINEM PC sitzen. Die Situation, die es immer etwas sperrig macht. Hier geht oft die Energie hin und das ist meistens nicht zielführend. Damit du es leichter hast, hier ein paar Ideen, die du für solche Fälle bereithältst, damit das auch in der Gesamtgruppe smooth läuft.

Exklusive Info fürs PC-Duett

Es ist für mich o.k., wenn du mir rechtzeitig vor der Veranstaltung mitteilst, dass du gerne zu zweit als Team am PC sitzend teilnehmen würdest, weil du z.B. nicht durchgehend teilnehmen kannst, aber sehr wohl deine Mitarbeiterin, die gerade neben dir sitzt.
Für diesen Fall gebe ich dir ein paar extra Hinweise an die Hand, die wichtig sind, damit wir alle zusammen gut lernen können und die Teilnehmenden, die sich einzeln vor ihren Geräten einloggen, sich nicht zurückgesetzt fühlen, weil so ein Duo immer viel präsenter und lauter ist, als die Einzelteilnehmenden. Mit ein paar ergänzenden Hinweisen kannst du die Situation etwas entzerren.

Dazu gehören z.B. die folgenden Ansagen:

1. Führt bitte keine Nebengespräche, auch wenn ihr dazu das Mikro ausschaltet. Alle anderen fühlen sich in jedem Fall ausgegrenzt. Das Schlimmste daran: Auch ich als Trainerin fühle mich ausgegrenzt. Ihr seid hier Teil der Gruppe.
2. Richtet immer Kamera und Mikro auf die Person von euch beiden aus, die gerade spricht. In diesem Fall ist es mir je nach Thema wichtig, dass man euch z.B. beide jeweils gut sieht und dass ihr nicht meilenweit von der Kamera weg sitzt, nur weil man euch dann zusammen besser sehen kann. Hier wäre es schön, wenn ihr eine flexible Webcam habt. Ist nicht schlimm, wenn hier und da ein paar Gliedmaßen fehlen. Die sind ja nur nicht in der Kamera. Es fließt kein Blut. Sicher.
   Sprecher:innen sollten immer besonders gut sichtbar sein. Die zweite Person tritt dann etwas zurück. So können z.B. beide mehr Nähe in der Gruppe haben und für die übrigen Teilnehmenden online fühlt sich das auch nicht so komisch an.
3. Ihr sitzt nicht vor dem Fenster, Ihr schaut zum Fenster, zum Licht, das ist eh viel schöner, macht jünger, glatter und schicker.
4. Abrechnung: Ihr seid trotzdem zwei Teilnehmende, also gibt es auch zwei Rechnungen!

Wenn Friedel spricht, dann sehen wir auch Friedel, weil der Jens hier das iPad mit der Kamera auf ihn richtet.

Breakout-Session: Die Gruppe in der Gruppe

Es ist auch wichtig, dass du für Breakout-Sessions immer daran denkst, dass diese eine Kachel schon zwei oder drei bis fünf Personen sind, auch wenn es so aussieht wie eine Person. Wenn es von der Gruppengröße nicht anders passt, dann schickst du eben diese eine „Person“ auch alleine in einen Breakout Raum. Da kann dann in der Gruppe diskutiert werden. Leider gibt es dann in dieser Gruppengestaltung nicht so viel Abwechslung. Das muss den Auftraggeber:innen auch klar sein. .

Bitte die Teilnehmenden, sich umzubenennen. Statt „Lernzentrum Dingsbums“ siehst du jetzt „Friedel, Jens und Dörte“. Dann ist es mit den Breakouts und ganz generell auch nicht so abstrakt.

Die verschiedenen Spontan-Hybrid-Meeting-Typen

Ich stelle dir hier ein paar Gruppen vor, wie sie schon in Meetings gesichtet wurden und gebe dir Ideen mit, wie du damit umgehen könntest, wenn es passiert. Außerdem kannst du dir daraus auch einen kleinen Leitfaden erstellen, mit den wichtigsten Punkten, die du im Vorfeld zur generellen Auftragsklärung für ein gutes Gelingen noch absichern möchtest.

Friedel, Jens und Dörte – Die Vorbildlichen

Diese Gruppe zeichnet sich dadurch aus, dass sie sich im Arbeitsmodus befindet.

• Alle sind vorbereitet und haben sich Gedanken gemacht.
• Sie haben auch die Vorabinfo gelesen und wissen, worauf sie sich einlassen. Das klingt unrealistisch? Nein, es zeigt die Kreativität, die Teilnehmende an den Tag legen, wenn sie genau wissen, was sie erwartet und man ihnen die Möglichkeiten einräumt, das Beste aus der Situation zu machen.
• Klar, es wäre besser, wenn sie jeweils an einem eigenen PC säßen, aber so sind sie trotzdem gut vorbereitet.
• Das zeichnet sie aus:

1. Sie sind flexibel im Raum und zu Dritt, was auch nicht leicht ist, aber sie sind auf jeden Fall vorbereitet.
2. Sie haben ausreichend Platz geschaffen, um bei Bedarf mit allen zusammen in der Kamera zu sein.
3. Sie haben Platz, um sich zu bewegen, nehmen auch sehr aufmerksam im Stehen teil. Nun, das ist nicht zwingend, um sich jeweils aktiv anpassen zu können.
4. Sie haben sich sogar ein paar Marker samt Flipchart bereitgelegt.
5. Sie haben sich eine technische Lösung überlegt, um Nähe mit der Trainerin und den anderen Teilnehmenden herzustellen.

Hier im Bild wird vorbildlich das iPad mit einer Kamera für den Sprecher und das Mikrofon hochgehalten.

Dörte tritt aus dem Fokus heraus und Jens hält in diesem Moment die extra Kamera fest. Der Sprecher Friedel ist für alle gut sichtbar in der Kamera erkennbar. Diese extra Kamera kann z.B. ein zusätzliches Smartphone oder ein Tablet sein. Es ist dann nicht schlimm, wenn jede Onsite-Gruppe sich noch mit einem zusätzlichen Gerät einloggt. Ich würde das sogar sehr begrüßen, sofern es keine mobile Webcam gibt, die man so flexibel von Sprecher zu Sprecher weitergeben kann.

Wichtig für deinen Überblick als Moderator:in ist, dass diese zusätzliche Smartphone- oder Tabletcam auch passend benannt wird. Das könnte dann so aussehen: „Kamera von Friedel, Jens und Dörte“ oder „iPhone von Friedel, Jens und Dörte“. Das Mikrofon dieser „Cam“ sollte ausgeschaltet sein, sonst gibt es unschöne Rückkopplungen.
So kannst du ganz einfach darauf achten, dass das Gerät auch zusammen mit Friedel, Jens und Dörte in der gleichen Breakout-Session landet.

Die lustige Partytruppe

Die Gruppe oben ist perfekt vorbereitet, aber die nächste Truppe, die es sich eher bequem gemacht hat, die Gruppe ist mehr in Partystimmung denn in Lernlaune. Aus ihrer Sicht sind sie ebenfalls bestens vorbereitet. Das habe ich so wirklich schon erlebt.

Irgendwo dahinten feiert die Gruppe. Zumindest könnte man das denken. Kaffeemaschine – Check! Kuchen – Check! Kann losgehen.

Stell dir vor, du hast in diesem Fall ein paar Teilnehmende, die ohne weitere Informationen in dein Training geschickt wurden. Es sind auch keine Ziele vereinbart. Sofern du eine Vorabinfo geschickt hast, ist diese bei den Teilnehmenden nicht angekommen. War wohl den Auftraggeber:innen nicht wichtig genug. Zensur? Schludrigkeit? Passiert. Irgendwie hängen sie in der Luft. Da kann man ihnen noch nicht einmal einen Vorwurf machen. Leider kommt das immer noch oft vor.
Deine Teilnehmenden sind sich nicht sicher, ob sie das, was sie bei dir lernen, wirklich so richtig gebrauchen können. Wenn ich mal von meinem Thema ausgehe, dann sind das Themen wie Train-the-Trainer mit verschiedenen Schwerpunkten. Grundsätzlich denken die Teilnehmenden, dass sie nicht völlig falsch bei dir sind, weil sie ja schon ab und an mal selbst in die Bütt müssen, aber sie hätten doch gerne ein PowerPoint-Training oder einen Business-Englischkurs gehabt. Am liebsten in London. Jetzt sind sie hier und sie sagen Dinge wie: „Sie sind ja ne lustige, Sie, äh, Frau…äh…Dirks. Was machen Sie denn beruflich? Wirklich gut hier. Sie können schön zeichnen. Aber was war nochmal das Thema des Workshops? Müssen wir da jetzt alle was machen?“

Sie haben Kaffee und Kuchen und sind wirklich gut versorgt. Wenn du jetzt auch noch unterhaltsam etwas lieferst, dann wird schon was hängenbleiben.

Kein Witz! Leider! Hier bleibt dir nichts anderes übrig, als alles noch einmal zu erklären. Die Teilnehmenden sind ja nicht bösartig oder abgeneigt. Sie wissen nur einfach nicht, was sie erwartet. Du brauchst hier zwischen mindestens 15 – 30 Minuten, um sie abzuholen. Das ist Zeit, die du anders verplant hast. Schließlich hast du dafür ja auch die Vorabinfo geschickt, damit ihr sofort ins Thema starten könnt.

Das ist auch höchst unfair den anderen Teilnehmenden gegenüber, die sich rechtzeitig und ganz ohne Technikproblem im Raum eingefunden haben. Hier musst du spontan etwas liefern, das für den Rest der Gruppe zielführend ist, sonst verplemperst du deren Zeit und das ist höchst ärgerlich. Als Teilnehmender weißt du dann nicht, ob du wütend wirst auf den, die Trainer/in oder die anderen, die den Ablauf stören.

Jetzt hilfst und erklärst du die hilfreiche Sitzordnung und dann wird das schon laufen.

Die hilflosen Unwissenden

Oha, für diese beiden musst du einmal ganz tiiiiiiief durchatmen. Ich bin nicht sicher, ob ich offen darüber schreiben soll, wie ich das empfinde, aber es ist nun mal mein Blog und hier ist eben meine Stimme gefragt. Also wird der nächste Abschnitt eine Mischung aus Dampf ablassen und Inspiration.

Du siehst, ich bin hier voll im Klischee. Die beiden gemütlichen älteren Herren, die hier für alle ähnlichen Gruppen stehen.

Diese beiden bringen altersmäßig und fachlich eine ganze Menge Erfahrung aus jahrzehntelanger Betriebszugehörigkeit mit. Das spreche ich ihnen nicht ab. Lebenserfahrung ist ja der Vorteil des Alters. Sie haben ihre Fachkompetenz, aber die liegt nicht im Digitalen, wenn du verstehst, was ich meine. Die beiden nehmen Veränderungen an, solange sie nicht digital sind. Nun, da ist in den meisten Branchen nicht mehr viel Luft nach oben.

Aus meinem tiefsten Innern meldet sich eine Stimme und ich schäme mich oft für Menschen in meinem Alter, die mit 50 glauben über den Dingen im Digitalen zu stehen und es irgendwie aussitzen. So, als wäre es eine Pandemie. Mancher ist auch mit 40 schon mit dabei. Puh, jetzt habe ich das mal aufgeschrieben.
Nach außen bleibe ich da ruhig, aber im Innern brodelt es. Besonders schlimm ist es, wenn dann noch jemand sagt: „Also, ich bin ja immer froh, wenn ich nicht am PC sitzen muss. Ich geh’ dann lieber in die Natur. Es findet sich ja immer jemand, der mir da am Ende helfen kann, mit Mikrofon und Kamera. Hihihi!“ – Wie eine Aufforderung zum Mitlachen.

Aber ich bleibe höflich und hoffe, dass niemand merkt, dass ich in Wirklichkeit gerne das hier sagen würde:

„Setz‘ dich gefälligst endlich auf deinen Hintern! Lies die Gebrauchsanleitung, arbeite dich durch die Tutorials, lies Blogbeiträge, probiere alles aus! Buche dir ein Technik-Coaching, besuche einen Kurs, bilde dich verdammt nochmal fort! JA, in deiner Freizeit! Du hast Nachholbedarf! DU MUSST NACHSITZEN! Was glaubst du für wen wir alle diese Videos aufnehmen, Blogbeiträge schreiben oder Tutorials erarbeiten? Das ist, damit es dir leichter fällt, sich da einzuarbeiten! Damit du die Gruppe nicht immer mit deinem Mist aufhältst! Du bleibst hier so lange sitzen, bis du verdammt nochmal deine Kamera und dein Mikrofon zum Laufen bekommen und den Chat gefunden hast! Ist das klar? Das Thema gibt es ja nicht erst seit gestern! Geht das in dein Analoghirn rein, du dusselige Vollkatastrophe?“

Stattdessen sage ich: „So, ihr seid ja schon mal im Raum angekommen. Das ist schön. Wie kann ich euch unterstützen, dass ihr hier aktiv mitmachen könnt? Hilft es vielleicht, wenn wir kurz telefonieren?“ – Du hast recht, das klingt hölzern und unauthentisch, aber mein Kopf möchte ja auch gerne etwas anderes sagen. 😉

Ich stelle natürlich immer die Frage aller Fragen: „Könnt ihr mich hören?“ – Dann stelle ich sie auch nochmal im Chat und halte das Schild in die Kamera. Aber wenn die Teilnehmenden nicht wissen, wo der Chat ist und wie sie Kamera und Mikrofon freigeben, könnte ich mir das auch sparen, wenn sie mich eh nicht hören. Selbst im 3. Pandemie-Jahr noch! Manchmal klappt es aber und das Mikrofon wird by accident freigeschaltet. Halleluja! DAS ist ein Anfang. Jetzt arbeitest du dich langsam vor. Nein, die anderen Teilnehmenden haben kein Verständnis mehr für diese Zeitverschwendung und das macht sie und dich unruhig.
So ist dies für mich die schwierigste Gruppe, weil hier viele Dinge zusammen kommen, die mich auf die Palme bringen:

1. Das Unvermögen und die absolute Resignation, sich mit Technik ganz grundsätzlich auseinander zu setzen und sich wie ein bockiges kleines Kind lieber dagegen zu wehren. Dabei erwarte ich hier schon gar nicht viel. Wir reden hier von wenigen Klicks, um Mikrofon und Kamera ans Laufen zu bekommen. Klar, ich hatte auch schon Tage, an denen sich etwas ausgestellt hat, sodass ich den PC neu starten musste oder meine Internetverbindung ist ausgefallen. Das passiert. Ohne Internetverbindung kein Onlinemeeting. Aber hier liegt das Problem tiefer.
2. Bei Frauen ist leider oft der Glaubenssatz verbreitet, dass man das als Frau nicht kann. Als Mädchen hat man sich ja nicht mit Technik beschäftigt – ich auch nicht, ich mochte Ballett und Barbies. Da fragt man lieber gleich die Söhne. Die müssen das wissen, die sind ja schließlich Jungs. Gefolgt von einem künstlichen Gelächter. Ich sage: nicht lustig, Ladys!
3. Nebenschauplätze finden, die von diesem selbstgemachten Problem ablenken.
   „So viele technische Veränderungen, ständig muss man sich da neu einarbeiten.“, wird da lamentiert.
   Die unfähigen Führungskräfte sind schuld. Diese Plattform und natürlich auch die Trainerin, weil die ja dafür sorgen muss, dass das hier läuft.

Alles nicht schön und dann noch nicht mal einzeln, sondern in der Kleingruppe, die da auf der anderen Seite gemeinsam vor dem PC sitzt. Alles lamentieren und ärgern hilft nichts!
DAS gehört zu diesem Job und es gibt eben auch noch die Dörtes, Jens und Frieders, die dagegen Teilnehmende zum Liebhaben sind. Im Grunde ärgert mich in diesem Moment ja auch, dass die anderen nicht vorankommen.

Was kannst du hier präventiv tun?

Bitte deine Auftraggebenden um ein offenes Gespräch. Meistens kennen sie ihre Pappenheimer, die eine extra Einweisung brauchen.

1. Sage nicht, dass es möglich wäre, wenn man wollte, dann könnte man vielleicht eine Technikeinweisung anbieten und durchführen. Sage, dass du das mit einkalkuliert hast und dass das terminlich klar ist, dass das für alle, die auch nur ein kleines bisschen unsicher sind, geradezu verpflichtend ist.
2. Beobachte im Technikcheck ganz genau, wer welches Problem hat und erkläre – wenn notwendig – den Teilnehmenden einzeln, die wichtigsten Basics und übe mit ihnen die Schritte ein. Das ist so. Wenn ich das anbieten kann, dann ist hier der Platz, wo ich gerne unterstütze und Mut mache. Das ist der richtige Ort. Hier ist Zeit für alle Fragen. Aus meiner Erfahrung zahlt sich das echt aus und ich habe schon ganz viele Teilnehmende in solchen Sessions ermutigt, sich mehr zuzutrauen und zu wissen, was in so einem ganz einfachen Meeting geht.
3. Bitte die Teilnehmenden immer Ruhe zu bewahren, auch wenn nicht alles immer sofort klappt. Manchmal muss man Klicks oder Schritte wiederholen. Das ist wie bei allem im Leben. Manchmal braucht der PC vor dem man gerade sitzt, auch etwas länger. Machen wir uns nichts vor, es geht lediglich darum, im Online-Raum anzukommen, das Mikro und die Kamera zu starten und sich zu orientieren. Wo ist der Chat? Was passiert, wenn jemand den Bildschirm teilt und wie teilt man ggf. selbst den Bildschirm.
4. Überlege, in welcher Form hier Unterstützung während der Live-Session angeboten werden kann. Hast du jemanden dabei, der dich mit Techniksupport unterstützt. Kalkuliere das beim Angebot mit ein. Wenn das nicht gebucht wird, dann bitte darum, dass jemand intern den Techniksupport liefert. Das ist umso wichtiger, wenn du eh nur mit deiner Expertise eingeladen bist. Klar, man weiß, dass du das mit der Technik auch irgendwie wuppst, denn es ist günstiger, wenn du das gleich alles alleine machst. Genau DAS ist der Grund, warum du mit deinen Auftraggebenden dieses Thema absichern musst.
5. Um diese 3. Gruppe gut zu betreuen, musst du Techniksupport haben. Punkt. Du hast deine Hausaufgaben gemacht.
6. Sollte das also dennoch spontan passieren und du musst dich „teilen“, dann verzögerst du den geplanten Start, oder ziehst ggf. eine gemeinsame Aufgabe vor, damit alle anderen arbeiten können. Unterstütze dann mit allen Informationen, die du oben bereits gelesen hast, diese spezielle Kleingruppe, um sie sicher ankommen zu lassen. Sprich spätestens in der Pause mit deinem Auftraggeber und versuche den Support zu organisieren, damit die Lernziele des Tages sicher erreicht werden können.

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Notiere dir ab jetzt die Vorgehensweise in einem Worstcase-Szenario. Gut, wenn du es nicht brauchst. Bereite es aber vor, denn haben ist besser als brauchen.

Es gibt sicher noch unendlich viele Ansätze und Ideen aus allen diesen Erfahrungen. Ich wollte dir hier nur einen kleinen geben, das Thema nicht auf die leichte Schulter zu nehmen und in Ansätzen vorbereitet zu sein.

Jetzt bin ich gespannt auf deine Erfahrungen:

Wie geht es dir mit dieser Art Spontan-Hybrid?
Was sind deine Tricks, um professionell durch so eine Situation zu kommen? Was brauchst du als Unterstützung?
Schreib es mir bitte gleich hier unten in die Kommentare.
Dankeschön, dass du bis hierher gelesen hast.

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