Sandra Dirks - Hybrid Meetings durchführen mit CoCreativeflow

Gute Hybrid Meetings oder Wenn der Mensch trotz Technikgedöns im Mittelpunkt steht

Das solltest du bei der Planung unbedingt im Blick haben

Hier geht es heute weniger um das Visualisieren. Heute geht es um Hybrid Meetings. Das sind Meetings, in denen du neben Teilnehmern im Raum (onsite) auch Teilnehmer virtuell (online) hast.

Das kann ganz schön in die Hose gehen in größeren Veranstaltungen, wie z.B. World Cafés oder Open Space Settings, was schade ist, denn es ist eine Verschwendung von Lebenszeit und Lebensfreude, wenn das der Fall ist.

Hier als kleiner Impuls mein Video dazu:

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Was ist ein Hybrid Meeting?

Ein Hybrid Meeting ist ein Meeting, in dem sich sowohl Teilnehmende im Raum, kurz gesagt „onsite“, als auch virtuell, d.h. „online“ treffen, um gemeinsam an einem Projekt oder einer Aufgabe zu arbeiten. Grundsätzlich eine echt tolle Sache. Punkt.

Sandra Dirks - Hybrid Meetings durchführen mit CoCreativeflow

Das sind die online Teilnehmenden, die integriert werden müssen.

Sandra Dirks - Hybrid Meetings durchführen mit CoCreativeflow

Das sind die Teilnehmenden onsite, mit Flipchart und Marker beim gemeinsamen Arbeiten im Raum.

Sandra Dirks - Hybrid Meetings durchführen mit CoCreativeflow

Das ist der Trainer/Host/Facilitator, der sagt wo es lang geht, also im Uhrzeigersinn, wenn die Zeit abgelaufen ist.

Worauf solltest du achten, damit das gelingt?

An oberster Stelle sollte der Wunsch stehen, die Teilnehmenden insgesamt, also online und onsite zu verbinden und Kommunikation zu ermöglichen. Hier ist mein dringender Appell an dich, deine Erfahrungen als Facilitator oder Host in den Blick zu nehmen. Dabei helfen dir die folgenden Fragen, deinen Fokus auf deinen Erfahrungsschatz zu lenken:

Was hilft den Teilnehmenden -nach deiner bisherigen Erfahrung miteinander ins Gespräch zu kommen? Was sind deine Best Practices dafür?
Wie könntest du diese Best Practices für die Integration auch für die virtuellen Teilnehmenden nutzen?

Technisch musst du dabei ein wenig um die Ecke denken. So wie im Video. Räumliche Gegebenheiten könnten es dir aber auch leichter machen, wenn der Raum technisch gut ausgestattet sind. Hier gibt es keine klare Ansage, denn die Voraussetzungen kannst du nur im Vorfeld klären.

Es geht in erster Linie darum, die online Teilnehmenden zu integrieren, so dass gemeinsam mit den Teilnehmenden onsite gearbeitet werden kann.

Sandra Dirks - Hybrid Meetings durchführen mit CoCreativeflow

Ein Impuls dazu wäre, jedem Tisch ein bis drei virtuelle Teilnehmende zuzuordnen. Die virtuellen Teilnehmenden werden vom virtuellen Host in Breakout-Rooms (Gruppenräume online) eingeteilt. Jeder Tisch stellt ebenfalls einen virtuellen Teilnehmenden dar, d. h. ist als virtueller Teilnehmender angemeldet und kann so dem Breakout-Room hinzugefügt werden. In diesen Onsite-Online-Gruppen wird nun gemeinsam gearbeitet. Die virtuellen Teilnehmenden sind integriert, weil die Aktivitäten der Teilnehmenden onsite durch Kamera und Mikrofon direkt an die virtuellen Teilnehmenden übertragen werden.

Sandra Dirks - Hybrid Meetings durchführen mit CoCreativeflow

Bei einem Wechsel wird ein Host für jeden Tisch bestimmt, während der Rest der Teilnehmenden mit den virtuellen Teilnehmenden „unter dem Arm“ die Tische wechselt.

Sandra Dirks - Hybrid Meetings durchführen mit CoCreativeflow

So könnte das aussehen.

Welche Erfahrungen hast du bereits mit Hybrid Meetings? Gibt es Fragen, die du zum Thema gerne beantwortet hättest? Lass es mich gerne hier unten in den Kommentaren wissen.

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