In diesem Beitrag geht es darum, wie du deine liebsten Online-Tools in Präsenzseminaren und -Meetings einsetzt. Ich gebe dir ein paar Impulse, welche Tools, die du vielleicht erfolgreich online eingesetzt hast, du auch ganz praktisch in Präsenz einsetzen kannst.
Die Erleuchtung kam während eines Online-Trainings
Irgendwann zwischen 2020 und 2022 hatte ich in einem meiner Online-Methodentrainings eine Teilnehmerin, die während eines Online-Quizzes plötzlich ausrief: „Cool, solch eine Abfrage, oder überhaupt solch ein Spiel oder beides könnte ich ja dann später auch machen, wenn wir wieder in den Seminarraum gehen!“
Ich war im ersten Moment wütend, ja, wirklich wütend und fassungslos. Eine Teilnehmerin, die mir kurze Zeit zuvor nicht ohne Stolz berichtete, dass das Online-Lehren für sie gar kein Problem sei. Denn sie würde, nein, sie müsse ohnehin mit Powerpoint arbeiten. Sie müsste da außerdem gar nichts ändern, zeigte mir leider ihre Folien, und die waren furchtbar. Sie waren komplett vollgeschrieben, die waren voller Fakten ohne Bilder, also der blanke Horror.
Folien aus der Hölle, für die die Firma Microsoft die Dame im Grunde verklagen müsste, wegen übler Anwendung einer gut gemeinten Sache. PowerPoint ist per se ein gutes Programm. Aber bedauerlicherweise wird es viel zu oft für schlimme Dinge genutzt. So viele Gerichte und Anwälte könnte die Firma gar nicht beschäftigen, um das abzustellen.
So war ich fassungslos und stotterte: „Was, was haben Sie denn vorher gemacht? Vorgelesen?“ „Nein“, korrigierte sie mich freundlich aber bestimmt, „Ich habe die Inhalte vorgetragen. Das ist alles so wichtig, das muss ich dozieren. Aber so ein Quiz zwischendurch ist ja vielleicht doch eine gute Idee!“ – „Halleluja!“, dachte ich, dann haben die Teilnehmenden es am Ende tatsächlich leichter und ich verstand, dass das im Grunde ein Lob war.
Warum digitale Tools auch in Präsenz Sinn ergeben
Aktives Einbinden aller Teilnehmenden ohne großen materiellen Aufwand
Auch in Räumen, die z.B. über wenig oder gar keine Moderationsmaterialien verfügen (was leider im Grunde ein Drama ist), kannst du mit Online-Tools die Teilnehmenden zumindest etwas aktiv einbeziehen. Ebenso in den „Seminarräumen aus der Hölle“, du weißt schon, diese viel zu engen Räume, in denen es kaum Möglichkeiten gibt, sich zu bewegen. Gerne auch mal ohne Fenster. Zudem sind die Plätze dort parlamentarisch angeordnet.
Methodischer Einsatz von Smartphone und Tablet
Mein Tipp: Setze diese Geräte unbedingt ein für spontane Recherchen, Abfragen, Umfragen oder um Ergebnisse festzuhalten. Hierzu solltest du ein kleines Onboarding durchführen und den Teilnehmenden schon vor dem Training mitteilen, welche Apps du an diesem Tag oder während des Events einsetzen wirst. Wenn du dieses Event z.B. als offenes Event ausschreibst, dann solltest du das auch schon in die Ausschreibung aufnehmen. Dann können sich alle darauf einstellen. Wer das nicht möchte, meldet sich dann auch nicht an. Meine persönliche Meinung und Haltung dazu: Ich finde es wahnsinnig praktisch und ich nutze es gerne, wenn Teilnehmende mit Smartphone und Tablet aktiv werden.
Flexibilität und Vielfalt der Tools für unterschiedliche Lernstile
Seit 2020 gibt es eine große Fülle an Tools und Technik für die unterschiedlichsten Anwendungen. Einige Tools eignen sich für die Zusammenarbeit, z.B. Whiteboards, auf denen wir in unterschiedlichster Weise aktiv werden können.
Wir können in Kleingruppen diskutieren und die Ergebnisse gleich für alle festhalten. Wir können gemeinsam eine Fülle an Links oder Informationen zusammentragen, was den unterschiedlichsten Lerntypen gerecht wird. Am Ende hast du Texte, Videos, Links zu Webseiten, PDFs, E-Books und Podcasts, die eine tolle fachliche Ergänzung darstellen. In manchen Events entsteht so ein echt wertvoller Fundus an Informationen.
Wirklich wertvoll werden die Informationen dann, wenn sofort damit gearbeitet wird oder wenn die Best Practices in der Arbeit mit den Inhalten geteilt werden. Das ist etwas, das die einzelnen Teilnehmenden dann wirklich praktisch weiterbringt. Darauf solltest du unbedingt achten.
Nachhaltige Dokumentation der Ergebnisse in Echtzeit
Alle Teilnehmenden können sofort nach dem Tag auf alle zusätzlichen Informationen und Arbeitsergebnisse zugreifen. Die Seminar- oder Workshopunterlage seitens der Lehrenden ist eine Sache, die Dokumentation der Arbeitsergebnisse macht die Sache rund. Jede Gruppe hat ganz unterschiedliche Bedürfnisse und Fragen. Dazu fallen mir dann oft spontan Links oder Buchtipps zu weiterführenden Informationen ein, die in einer typischen Seminarunterlage untergehen würden. Hier kann ich die Information direkt teilen. Oder spätestens in der nächsten Pause.
Wichtig ist auch, dass du die Gruppenarbeiten durchführst, damit ein Mehrwert für die Teilnehmenden entsteht und nicht die bequeme Tatsache der reinen Beschäftigungstherapie, um es dem Dozenten einfach zu machen. Alles schon erlebt. Dafür ist unser aller Lebenszeit zu schade!
Nachhaltig dafür, dass ich nicht noch Papierstapel ausgeben oder versenden muss und wirklich nur die Informationen einsetze, die wirklich hilfreich sind. Um meine Ressourcen nicht zu überladen, kann ich allerdings den Zugriff zeitlich begrenzen. Das bedeutet, dass sich die Teilnehmenden die Inhalte in ihr eigenes System nach Bedarf kopieren oder übernehmen.
Meine liebsten Tools in der Praxis
In diesem Abschnitt findest du Ideen, wie ich die digitalen Tools in Präsenz nutze. Schreib mir gerne deine Ideen und Erfahrungen dazu unten in die Kommentare.
Padlet-Boards zum Onboarding und als kollaboratives Tool zur Ergebnissicherung und zum Festhalten von Ideen
Ich nutze das Padlet-Board* besonders gerne, um den Teilnehmenden eine Vorabinfo zur Verfügung zu stellen. Hier können z.B. Links, PDFs oder Videos geteilt werden, die die Teilnehmenden schon auf den gemeinsamen Tag einstimmen oder die grundsätzlich hilfreich sind.
Dazu gehören auch Tipps zur Anreise, zu Arbeitsmaterialien und ein grober zeitlicher Ablauf des Events. Im Verlauf des Events wird das Padlet dann noch wertvoller, wenn die Teilnehmenden eigene Ideen auf dem Tablet teilen oder ihre Arbeitsergebnisse zur Verfügung stellen.
Die Anleitung zu dieser Methode Posterwandern findest du hier im Blog. Statt der Flipcharts kannst du an verschiedenen Stellen im Raum QR-Codes aufhängen, damit die Teilnehmenden mit etwas Abstand zu den anderen Gruppen im Raum ihre Ideen diskutieren können.
Nach der Übung öffnest du nacheinander die einzelnen Boards mit den Ergebnissen für alle sichtbar am Beamer oder Bildschirm, wenn es um die Auswertung (kurz!) oder die Diskussion offener Fragen geht.
Visualisierung digital und analog kombinieren
Tipps zur parallelen Nutzung eines Flipcharts und eines digitalen Whiteboards, um Diskussionen sowohl physisch als auch digital zu visualisieren. Für ein Hybrid-Meeting sowieso eine unbedingte Empfehlung. Die Flipcharts können digitalisiert und zur Verfügung gestellt werden.
Komplexe Schaubilder können auf dem Whiteboard angelegt und geteilt werden, und die Teilnehmenden können sehr gezielt markieren, an welcher Stelle ihnen Informationen fehlen, und diese Markierungen auf dem Schaubild dokumentieren.
Dafür können z.B. die Post-its auf dem virtuellen Whiteboard, oder die Kommentarfunktion des Boards genutzt werden. Hier bist du gefragt, in welcher Form das für deine Inhalte Sinn ergibt und hilfreich ist. Ziel ist es immer, Klarheit zu schaffen.
Virtuelle Whiteboards – meine Erfahrungen
Als Canva-Addict werfe ich hier auch noch schnell ein, dass ich den Einsatz der anderen Tools (Mural, Miro, Conceptboard und Zoom) zugunsten des Canva-Whiteboards eingestellt habe.
Die Boards kannst du auch vor dem Event schon freischalten, damit sich die Teilnehmenden dort bereits verbinden können, indem sie sich selbst eintragen. Das sollte freiwillig sein (DSGVO!).
Aber so können die Teilnehmenden vielleicht eine gemeinsame Anreise planen. Analog dem Einsatz eines Padlet-Boards, können hier Ergebnisse festgehalten werden.
Wenn es z.B. um Ideenfindung und das gemeinsame Arbeiten an einem Projekt geht, würde ich eines dieser Whiteboards dem Padlet vorziehen, weil hier mehr Platz ist und sie mehr Übersicht ermöglichen, die Ideen zu sichten und zu teilen.
Das kann am Ende etwas unübersichtlich werden, aber du hast die Möglichkeit, die Beiträge zwischendurch zu clustern und auch aufzuräumen, sollte etwas grob schieflaufen.
Bei Canva gibt es jetzt (ab Oktober 2024) übrigens die Möglichkeit, mit Hilfe der KI, die Ideen zu clustern oder sogar zusammen fassen zu lassen. Das ist sehr praktisch für den ersten Überblick. Auch wenn die KI an der einen oder anderen Stelle kleinere Zusammenhänge nicht erkennt, so gibt es einen ersten geordneten Überblick. An diesem ersten Überblick kannst du leichter etwas korrigieren, als vor der gesamten wilden Menge an Ideen den Überblick komplett zu verlieren.
Merke: An etwas Bestehendem zu arbeiten, ist immer leichter, als etwas neu zu gestalten.
Pro-Tipp 1: Du solltest immer mal einen Screenshot des aktuellen Standes des Whiteboards machen und auch die Teilnehmenden einladen, dies zu tun. Dadurch, dass alle Teilnehmenden auf dem Whiteboard arbeiten können, kann es schon einmal sein, dass Inhalte gelöscht werden oder das ganze Board verschwindet. Frag nicht, mach es, nimm es einfach nur als wertvollen Tipp aus meinem Erfahrungsschatz. 😉#fürdichgetestet
Pro-Tipp 2: Du musst dich eines Tages für eins der Tools entscheiden. Am Anfang dachte ich, dass ich alle diese Tools vorhalten müsste, um auch für alle das richtige Tool zu haben. Das habe ich mir aus Kapazitäts- und finanziellen Gründen abgewöhnt. Ich biete die Tools an, mit denen ich arbeite, alle anderen Tools müssen dann die Auftraggebenden zur Verfügung stellen. Sonst wirste echt verrückt und arm.
Interaktive Abstimmungen via Smartphone mit Tools wie Mentimeter, Slido und zukünftig auch mit Canva
Abstimmungen mit Mentimeter haben es mittlerweile sogar in sehr traditionellen Vortrags-Events geschafft, für Interaktion zu sorgen. Das ist ein wirklich guter Anfang. Im neuesten Canva-Update (Oktober 2024) ist ein solches Tool auch angekündigt. Also ein weiterer Grund, sich für die Nutzung von Canva-Pro zu entscheiden.
Ein weiterer Vorteil dieser Tools ist es, den Teilnehmenden Raum für Feedback zu geben: anonyme Feedback-Möglichkeiten per Smartphone, z.B. am Ende eines Trainings für kontinuierliche Verbesserung. Mit einem Tool wie Tweedback kannst du auch mit größeren Gruppen in Präsenz gut im Kontakt sein.
Hier können die Teilnehmenden signalisieren, ob sie ein Thema gerne etwas langsamer oder schneller erleben möchten. Zwischendurch können auch schüchterne Teilnehmende ihre Fragen stellen.
Obwohl ich dieses Tool sehr gut finde, würde ich es eher für größere Events einsetzen. Bei kleinen Gruppen kannst du in Präsenz auch viel leichter ins Gespräch kommen.
Krass, jetzt wiederentdeckt: Miteinander reden! Das neueste heiße Ding! ☝️
Tolle Möglichkeiten bietet hier auch seit Jahren das Tool Oncco.de. Das ist kostenlos und du solltest es dir unbedingt anschauen. Hier werden ganz klassische Moderationstools online umgesetzt.
Klar, das geht am Flipchart auch, aber hier bekommst du sehr konkrete Werte, die du für deine Evaluation oder die Auswertung einer Workshop-Serie gut verwenden kannst.
Die Zielscheibe ist nur ein Tool in Oncoo. Hier in der Übersicht findest du weitere Ideen.
Über Sessionpläne abstimmen im Barcamp
Im Laufe der vergangenen 15 Jahre war ich bei ganz unterschiedlichen Barcamps zu Gast, sowohl online, als auch in Präsenz. Mittlerweile habe ich einige Barcamps online und in Präsenz mitorganisiert, und es macht sehr viel Freude. Seit etwa drei Jahren gehöre ich auch zum Orga-Team des deutschen Sketchnote-Barcamps.
Der Kern wertvollen Wissens ist bei allen Barcamps gleich: die Sessions, die von Teilgebenden gehalten werden, sind der Mittelpunkt der Veranstaltung. Sessions sind kurze Wissensinputs zwischen 30 – 45 Minuten. Auch wenn es mittlerweile die unterschiedlichsten Eventformen drumherum gibt. Die Sessions sind (oder sollten der Grund sein), warum sich viele Menschen für die Teilnahme an einem Barcamp entscheiden.
Apropos Sessions, die sind auch der Grund, warum das Thema hier erwähnt wird. Je nachdem wie viele Teilnehmende das Barcamp hat, desto mehr Sessionvorschläge kommen auch zusammen. In manchen Barcamps gibt es weniger Sessionvorschläge, so dass möglicherweise die zur Verfügung gestellten Sessionzeiten oder Sessionslots gar nicht alle genutzt werden. In anderen Barcamps gibt es so unglaublich viele Sessionvorschläge, dass gar nicht alle vorgeschlagenen Themen zum Zuge kommen.
Dann muss über die Sessions abgestimmt werden. Das kann z.B. mit Klebepunkten auf vorbereiteten Pinnwänden passieren. Ich habe das einmal erlebt und möchte das nicht wieder erleben.
Überall standen Menschen im Weg, diskutierten vor dem Plan, jammerten herum, dass sie sich nicht entscheiden könnten, während ich einfach versuchte, meine Klebepunkte anzubringen. Dann versuchten einige mit dem Orga-Team zu feilschen, weil sie eine bestimmte Kombination wollten.
Spätestens seit den Online-Barcamps ist klar: Hier wird eine Umfrage mit allen Sessionvorschlägen in Windeseile zur Verfügung gestellt und während einer Pause oder einer ergänzenden Keynote wird im Kämmerlein der Session-Plan für alle fertiggestellt. Das geht mittlerweile rasant.
Es lebe die Umfragefunktion, welcher Plattform auch immer. Wir haben zu Beginn auch mit den Formularen von Google gearbeitet. Hier einfach ein Beispiel zu deiner Orientierung, für den Fall, dass du eine ähnliche Situation in deinem Event hast.
So kann der Grundentwurf in Google Formulare aussehen. Während die Teilnehmenden die Sessions vorstellen, wird das Umfrage-Formular erstellt.
Der Link kann dann an alle versendet werden oder er wird als QR-Code für die Abstimmung im Raum aufgehängt, so dass die Abstimmung mit dem Smartphone schnell erledigt ist.
Walk & Talk – Unterwegs sein, Ergebnisse festhalten oder Aufgaben erledigen
Eine Variante haben wir hier bisher nicht betrachtet. Es ist die Variante, während des Workshops unterwegs zu sein und etwas zu erarbeiten oder zu reflektieren. Die Ergebnissicherung dazu soll gleich digital erfolgen.
Angenommen, du gehörst zu den Lehrenden, die die Teilnehmenden gerne zum Reflektieren bestimmter Aufgaben in die Natur schicken. Das können Aufgaben sein, in denen deine Teilnehmenden in Einzelarbeit etwas reflektieren, im Tandem oder in der Kleingruppe. Empfehlung hier zur Gruppengröße maximal vier Teilnehmende, besser weniger.
Bitte deine Teilnehmenden zum Walk & Talk in die Natur, damit sie im Gehen eine Frage, eine These oder andere Inhalte reflektieren oder besprechen können. Bitte sie, zusammenfassend ein kurzes Audio oder Video zu erstellen, um die wichtigsten Ideen oder Ergebnisse festzuhalten. Die Ergebnisse können später auch auf das Whiteboard hochgeladen werden, damit die Gruppe nach dem Meeting auch noch darauf zugreifen kann.
Zeitliche Einteilung: Das kann eine kurze Pause sein oder die Ergänzung zu einer Kaffee- oder Mittagspause, um mal wieder frischen Wind in die Gedanken zu bekommen. Zwischen 20 und 60 Minuten kann das dauern. Das ist in der Regel optimal investierte Zeit.
Technik: Vorher solltest du absichern, dass alle auch rechtzeitig ihre Smartphones ausreichend aufgeladen haben und wissen, wie sie eine Audiodatei aufzeichnen. Statt Audio kann auch ein Video aufgezeichnet werden, wenn das thematisch besser passt. Wenn es wirklich nur um Audio geht und Teilnehmende damit Schwierigkeiten haben, kann die Videofunktion verwendet werden, während die Kamera auf etwas anderes als die Personen fokussiert bleibt. Du kannst jetzt einwenden, dass Journaling im Rahmen dieser Methode auch immer eine gute Idee ist, was auch stimmt. In diesem Blogbeitrag sprechen wir aber über digitale Methoden in Präsenz, so dass ich das hier außen vor lasse.
Mobile Aufnahme mit ChatGPT
Selbstverständlich kannst du die Aufnahmen auch in der ChatGPT-App aufnehmen lassen, was den Vorteil hat, dass einerseits Inhalte gleich transkribiert werden, wenn die Teilnehmenden ChatGPT darum bitten. Außerdem können die Inhalte gleich strukturiert und zusammengefasst werden. So ergibt sich am Ende ein echt gutes Protokoll, das einfach auf das Whiteboard geladen werden kann, dann müssen sich später nicht alle Teilnehmenden alle Aufnahmen anhören. Es sei denn, dies ist für die Auswertung wichtig.
Unterwegs mit Actionbound
Die App Actionbound ist bei Unternehmen weniger verbreitet. Sehr viele Non-Profit-Organisationen, Städte und Gemeinden, städtische Einrichtungen, Bibliotheken und auch Privatleute sind mit der App unterwegs. Ganz einfach gesprochen, könnte man hier von einer digitalen Schnitzeljagd sprechen. Gerne auch eine multimediale Schatzsuche, Rallye, Erkundungstour. Hier werden vorher eigene Touren erstellt oder passende Touren geladen. Bei fachlichen Themen musst du für die Verknüpfung sicher an mancher Stelle mal um die Ecke denken und für andere Themen wiederum eignet sich der Einsatz gar nicht. Bei mir springt ja gerne immer die Ideenmaschine an, wenn ich neue Tools entdecke. Die App ist nicht kostenlos, aber wenn es für deine Themen passt und du ordentlich Lust drauf hast, dann solltest du dich dort mal umschauen. Ich kann mir das sehr gut für interkulturelle und Sprachen vorstellen. Ebenfalls als Orientierungs-Rallye an einem ersten Tag in größeren Unternehmen für neue Auszubildende oder neue Mitarbeitende.
Herausforderungen? Na klar! Aber lösbar.
Technische Vorbereitung im Präsenztraining (WLAN, Geräte, Zugang zu Tools)
Informiere deine Teilnehmenden bereits vor dem Event darüber, dass du einige digitale Tools einsetzen wirst. Für den Einsatz der Tools könntest du z.B. auch kurze Videos drehen, um zu zeigen, wie die Tools funktionieren. Das hat sich gut bewährt.
Zu Beginn des Events solltest du trotzdem noch eine kurze technische Einweisung geben. Das ist besonders wichtig bei weniger technikaffinen Teilnehmenden. Hänge außerdem ein Flipchart fürs digitale Arbeiten in den Raum und notiere dort den WLAN-Schlüssel und die wichtigsten Links und QR-Codes zu den Anwendungen und Seiten.
Motivation der Teilnehmenden?
Nach meiner Erfahrung sind die meisten Teilnehmenden motiviert, ihr Smartphone zu nutzen. Wichtig ist, dass der Einsatz auch für die Teilnehmenden einen erkennbaren Mehrwert bietet und die digitalen Tools dieses Event nicht kannibalisieren. Auch hier ist weniger mehr. Achte darauf, dass du niemanden verlierst. Halte die ganze Sache einfach und nachvollziehbar!
Schnelle Lösung bei technischen Problemen
Überlege dir einen guten Plan B, sollte wider Erwarten die Technik partout nicht mitspielen wollen.
Wenn du keine Internetverbindung hast, dann hast du keine Internetverbindung.
Kurz gesagt: Früher hat es auch funktioniert. Du musst nicht zwanghaft digital sein, aber ich bin z.B. sehr froh, einige Aufgaben ins Digitale abzugeben.
Dein Moderationskoffer samt Flipcharts und Markern ist immer dabei. ☝️ Ideen, was du damit anstellst, findest du hier auf jeden Fall im Blog. Nur für den Fall, dass du das vergessen hast.
Ausblick
Du siehst, du kannst und solltest eine ganze Menge von diesen Online-Anwendungen mit in dein Präsenztraining nehmen, um dein Präsenz-Event noch nachhaltiger und langlebiger in den Köpfen deiner Teilnehmenden zu verankern.
Schreib mir unbedingt hier unten in die Kommentare, welche digitalen Elemente du schon in deinem Präsenztraining nutzt und was deine Fragen zu diesem Thema an mich sind.
Dennoch solltest du bei aller Technik auch die Menschen nicht aus dem Blick verlieren. Du solltest unbedingt für den Austausch und viele gemeinsame tolle analoge Momente sorgen. Ein guter Wechsel zwischen analogen und online Tools ist meine erste Wahl. Eine Kombination aus beidem bringt die Vorteile von Online und Präsenz gut zusammen.
Wenn du mehr rund um dieses Thema erfahren möchtest, dann sollten wir uns mal unterhalten. Hier biete ich die verschiedensten Möglichkeiten, dich zu unterstützen. Von 1:1-Beratung über Workshops, offen und inhouse bis zur Unterstützung deines Events freue ich mich auf dein Projekt. Schreib mir!
Ich freue mich, wenn in diesem Beitrag etwas Inspirierendes für dich dabei war.
Psst! Ist nicht schlimm, wenn du diesen Beitrag mit anderen Personen teilst, für die dieses Thema auch hilfreich sein könnte.
