Maximale Wirkung in Sekunden: Wie Warteraumvideos gute Laune in deine Workshops bringen

Sende coole Videos in den Warteraum und Wartezeiten mit Kopfkino sind Geschichte

Du loggst dich in ein (Zoom-)Meeting ein. Auf deinem Bildschirm erscheint die Nachricht, dass du dich im Warteraum befindest. Die Moderation wurde benachrichtigt. Punkt.

Vielleicht kennst du diese Gedanken, die jetzt folgen, bevor es endgültig ins Meeting geht. Eine Mischung aus Ungeduld, Erwartung, im besten Fall Freude, je nach Vorerfahrung auch große Unlust. Im Kopf passiert oft dies: Ob die Moderation und die Inhalte sich wohl lohnen? War es richtig, sich zum Thema anzumelden? Oje, ich glaube, ich muss nochmal aufs Klo.

Ich kann nur für mich sprechen und für das, was ich von einigen Teilnehmenden weiß, aber in unseren Kopfkinos läuft fast überall dieser gleiche Film. Apropos Film, wäre hier nicht eine kleine Ablenkung oder etwas Unterhaltung angebracht, bevor der Hauptfilm beginnt? Während im Kino die Trailershow die Zuschauenden abholt, kann diese Aufgabe für den Online-Workshop von einem Warteraumvideo oder Willkommensvideo erledigt werden.

Vom Kino zum Online-Workshop

Wusstest du, dass ich zwischen einem Kinobesuch und einem Online-Workshop ganz klare Parallelen sehe?

1. Erwartungen: Ins Kino gehst du zur Unterhaltung, in einen Workshop zum Lernen. Aber warum nicht beides verbinden?
2. Stimmung: Du betrittst den Kinosaal mit Vorfreude und einem Eimer Popcorn. Genauso sollten sich deine Workshop-Teilnehmenden fühlen!
3. Gemeinschaftsgefühl: Im Kino lässt du dich auf den Film und deine Sitznachbarn ein. In Workshops geht’s auch um die Verbindung zu anderen Teilnehmenden. In beiden Fällen weißt du nie, was da auf dich zukommt. In jedem Fall ist es wichtig, dass du dich darauf einlässt.

Was ist ein Warteraumvideo?

Ein Warteraumvideo ist ein kurzer Clip, der in Zoom-Meetings im Warteraum angezeigt wird, bevor das eigentliche Meeting beginnt. Der Warteraum in Zoom ist Teil des Sicherheitskonzepts. Bevor deine Teilnehmenden im Zoom-Meeting landen, landen sie in einem virtuellen Warteraum, und du holst dir deine Teilnehmenden auf Knopfdruck in den Raum hinein. Selbstverständlich erst, nachdem du überprüft hast, ob das auch wirklich deine Teilnehmenden sind. Das klingt jetzt komplizierter, als es in Wirklichkeit ist. Aber diese Funktion hilft dir einfach bei deiner Zugangskontrolle. ☝️Kurz: Der Warteraum rettet dich vor einem Zwischenfall mit Porno-Frank und -Frieda! 🫣 Kopfkino aus!

Soweit weißte ja jetzt schon Bescheid. Aber ein gutes Warteraumvideo gibt deinen Teilnehmenden etwas Spannendes oder Unterhaltsames zu sehen, während sie warten, und bereitet sie auf den bevorstehenden Workshop vor. Bedenke, dass es sich hier um einen echt kurzen Clip handelt, denn du darfst maximal 30 MB hochladen. Das ist entweder ein langes Video in miserabel klitzekleiner Auflösung oder ein wirklich gut gemachtes kurzes Video mit einer maximalen Dauer BIS 90 Sekunden. SEKUNDEN! Ist nicht schlimm, wenn es nur 40–60 Sekunden sind.

30 – 90 Sekunden, die den Unterschied machen

Hatte ein Vorfilm im Kino gerne mal eine Länge von 15 Minuten, so ist hier eine Länge von 30 bis 90 Sekunden eine echt gute Idee. Das läuft am besten in Dauerschleife. Das erledigt Zoom übrigens automatisch.

Ausschlaggebend war für mich immer die Frage: Wie kann es einfacher werden?

Nachdem ich damals bereits einige Jahre Webinare angeboten hatte, habe ich mich gefragt, wie Anfangssituationen einfacher werden können. Welche der Informationen, die ich immer zum Einstieg brauche, kann ich denn vorher vermitteln, und zwar unmittelbar vor Beginn? Nicht einfach in einer E-Mail vorher, sondern wirklich unmittelbar vor dem Webinar, damit das auch ganz sicher ist, dass die Teilnehmenden die Info gesehen haben und sich entspannen können.

Jetzt hast du Lust, ebenfalls ein Warteraumvideo zu erstellen? Dann komm in meinen Workshop. Mehr dazu findest du, wenn du auf dieses Bild klickst:

Wusstest du eigentlich, wie vielen Teilnehmenden dieses ganze Online-Workshop-Gedöns immer noch unheimlich ist?

Klar, das ist kein neues Fancy-Thema, damit bin ich schon eine Weile unterwegs. Aber gerade am Anfang verlierst du schon viele Teilnehmende in eine gedankliche Sorgenschleife hinein, weil sie permanent daran denken, ob sie bei dir und dem Thema richtig sind und was sie tun, wenn ein Notfall eintritt. Ein Online-Notfall kann für alle etwas anderes sein.

Ich habe ein paar Jahre gebraucht, um zu verstehen, dass eine kleine Pre-Show, ein Willkommens- oder Warteraumvideo nicht in erster Linie dazu da ist, etwas zu vermitteln oder zu verkaufen. Nein, es soll die Menschen in gute Stimmung bringen. Ganz egal, was das für dich und deine Zielgruppe bedeutet. Das kann für alle etwas anderes sein. Von Entspannungsmoment bis Witzefeuerwerk. Nichts muss, alles kann.

So entstanden meine ersten Ideen für ein Warteraumvideo. Damals habe ich es Willkommensvideo genannt, kannst du natürlich heute auch, aber Warteraumvideo bot sich jetzt an, weil Zoom diese Funktion als viel genutzte Plattform mitbringt und davon habe ich mich bei dem Begriff einfach leiten lassen.
Der Begriff Willkommensvideo kann hier auch verwirrend sein. Mein Willkommensvideo ist meistens im Kursraum, dort, wo ich meine Online-Videokurse hoste. Ein Willkommensvideo ist ein Video, in dem ich meine Teilnehmenden offiziell im Kurs begrüße, bevor ich mit den Lerninhalten beginne. Das ist Teil des Onboardings.

Damals gab es weder Zoom noch eine Warteraumvideo-Funktion, so dass ich das Meeting immer einige Minuten vor dem offiziellen Beginn gestartet habe. Ich konnte das Video per Bildschirmteilung oder per Videoabspielfunktion (bei Edudip) einfach schon für die Teilnehmenden sichtbar machen.

Der Effekt: Überraschung und gute Laune. So habe ich mir intensive Erklärungen, die immer wieder notwendig waren, gespart und konnte schneller zum Thema einsteigen. Diese Vorgehensweise ist übrigens auch eine Option, wenn du keine Warteraumfunktion hast oder du ohnehin mit einer Art Pre-Show oder einem Vorfilm starten möchtest.

Mein erstes Willkommensvideo war damals gut vier Minuten lang, weil ich ALLE Funktionen des Raums erklären wollte. 🫣 Das würde ich so heute nicht mehr machen. Aber es ist auch einfacher geworden, sich im Raum zu orientieren. Mehr über dieses erste Video erfährst du übrigens in meinem Online-Workshop zum Thema Warteraumvideos.

Das Warteraumvideo in Zoom einbauen

In diesem YouTube-Video zeige ich dir neben den Informationen, die du hier nachlesen kannst, wie du dein Warteraumvideo in Zoom lädst. Schau mal hier vorbei:

Warum solltest du das Video in Canva erstellen?

Kurz: Weil du es kannst! Musst du nicht, aber ich empfinde es als sehr praktisch. In diesem Abschnitt verrate ich dir die Gründe dafür.

• Canva bietet nicht nur einfache Vorlagen, sondern auch eine riesige Auswahl an animierten Grafiken, Musik und Effekten, mit denen du deine Videos einzigartig gestalten kannst. Nutze z. B. fertige Video-Layouts, um schnell eine Struktur zu haben.
• Canva-Tipp: Nutze die Suchfunktion in Canva, um passende visuelle Elemente zu finden, die zu deinem Workshop-Thema passen (z. B. Symbole für Business, Fitness oder Kreativität).
• Trick: Du kannst mehrere kurze Clips und Textelemente kombinieren, um eine Art Mini-Story zu erzählen – perfekt, um Teilnehmende in den Warteraum einzuführen und wichtige Hinweise zu platzieren. Wichtig ist, dass du dir vorher schon annähernd ein kleines Storyboard überlegt hast, nach dessen Inhalten du dann in Canva auf die Suche gehst. Aus Erfahrung weiß ich, dass du dich nur gut vorbereitet in Canva hineinklicken solltest. Sonst bist du hoffnungslos verloren, bei all den schönen Inhalten. Ich schwör’!

Genau auf diese Weise ist mein Warteraumvideo mit dem Titel „Wir wärmen uns auf!“ entstanden, das ich dir in das Video oben eingebaut habe. Ich habe dort Suchbegriffe eingesetzt, wie Gymnastik, Bürogymnastik oder Tanzen im Büro. Mir wurde dann diese ganze Serie zur rhythmischen Sportgymnastik ausgespielt, die ich dann mit den Bürogymnastik-Videos verknüpft habe, weil es einfach zu gut passte.

Ich sag’ dir: Wenn du dann einmal anfängst und nach den ersten Verbindungen suchst, dann befindest du dich plötzlich so im Flow, dass du fast traurig bist, wenn das Video fertig ist. Das macht richtig Spaß. Ein paar kleine Extras solltest du dabei bedenken, aber die verrate ich dir – du ahnst es schon – in meinem Workshop zum Thema.

5 gute Gründe für den Einsatz von Warteraumvideos aus Sicht der Moderation

Es gibt fünf überzeugende Gründe, warum es sich lohnt, die Wartezeit vor einer Online-Session spannend zu gestalten.

1. Der erste Eindruck zählt
   Die Zeit im Warteraum ist oft der erste Kontakt, den deine Teilnehmenden mit dir, deinem Workshop oder deiner Marke haben. Ein kreatives, unterhaltsames Warteraumvideo sorgt dafür, dass dieser erste Eindruck positiv ist. Du zeigst damit von Anfang an, dass dir deine Teilnehmenden wichtig sind. Gut, man sagt auch, dass es außerdem Professionalität und Kreativität zeigt, was Vertrauen schafft.
2. Vorfreude und Engagement wecken
   Mit einem gut gestalteten Warteraumvideo kannst du bereits Spannung aufbauen und die Vorfreude auf den Workshop steigern. Die Teilnehmenden fühlen sich direkt einbezogen oder einfach gut unterhalten, anstatt passiv warten zu müssen. Dadurch sind sie motivierter und bereit, aktiv teilzunehmen, wenn der Workshop startet.
3. Wertvolle Informationen vorab vermitteln
   Warteraumvideos bieten eine großartige Gelegenheit, nützliche Informationen vorab zu teilen, auch wenn ich mehr Wert auf die Stimmung lege – sei es die Agenda, technische Hinweise oder Materialien, die bereitgelegt werden sollen. Du sparst Zeit, indem du diese Informationen im Video präsentierst, und kannst direkt in der Session mit dem geplanten Thema loslegen. Also, in meinem Fall mit einer Begrüßung, einem Check-in und dann mit dem geplanten Thema.
4. Professionelles und individuelles Branding
   Ein kreatives Video gibt dir die Chance, deine Marke auf eine Weise zu präsentieren, die zu deinem Stil und deinem Thema passt. Damit hebst du dich von der Masse ab und hinterlässt einen bleibenden Eindruck bei den Teilnehmenden.
5. Positive Stimmung schaffen
   Die Atmosphäre im Warteraum beeinflusst die Stimmung im gesamten Workshop auch, wenn im Warteraum alle für sich allein sind und man bisher nicht mal sehen kann, wer hier noch wartet. Ein humorvolles oder inspirierendes Video kann dazu beitragen, dass deine Teilnehmenden entspannt und gut gelaunt in die Session starten – was sich – wie schon an anderer Stelle in diesem langen Text hier beschrieben – positiv auf die gesamte Dynamik auswirkt.

Kurz: Spannende Wartezeiten sorgen für Aufmerksamkeit, Engagement und schaffen die beste Ausgangslage für einen erfolgreichen Workshop. Jawoll!☝️

Stell dir vor …

Dein Warteraumvideo beginnt mit einem Countdown, der sich in verschiedene Objekte verwandelt – von einer Sanduhr zu einem Kaffeebecher, dann zu einem Notizblock.
Oder jedes Symbol repräsentiert einen Aspekt deines Workshops. Neugierig, wie du solche fesselnden Animationen erstellen kannst? In meinem Workshop „Warteraum-Boost: Begeisternde Warteraum-Videos mit Canva“ entdeckst du nicht nur diese, sondern noch viele weitere innovative Ideen, die deine Teilnehmenden von der ersten Sekunde an begeistern werden.

Jetzt hast du Lust, ebenfalls ein Warteraumvideo zu erstellen? Dann komm in meinen Workshop. Mehr dazu findest du, wenn du auf dieses Bild klickst:

Mehrwert für deine Teilnehmenden

• Engagement von Anfang an: Ein Warteraumvideo bringt deine Teilnehmenden in die richtige Stimmung und gibt ihnen das Gefühl, direkt einbezogen zu werden. Im besten Fall natürlich „hineingezogen“ in deine Session.
• Langeweile vermeiden: Anstatt stumm in einem leeren Raum zu warten, können sie sich auf die Session einstimmen oder sogar schon erste Inhalte mitnehmen. Wie wäre es mit einem coolen kleinen feinen Pre-Teaching, mit ein paar Stichworten zur Session? Vielleicht gibst du ihnen schon eine Rätselaufgabe, deren Lösungen sie spätestens während der Session finden können?
• Bessere Aufmerksamkeit: Durch einen kreativen oder lustigen Einstieg wird ihre Aufmerksamkeit schon vor Beginn geweckt, und sie kommen fokussierter in die Session.

Zweitverwertung in Präsenz

Ein Warteraumvideo eignet sich nicht nur für dein nächstes Online-Meeting. Du kannst es auch in Präsenz-Events nutzen. Wusstest du das? Dazu solltest du dir unbedingt die Zeit für einen Technik-Check nehmen oder den Veranstaltenden das Video vorab zusenden.

Angenommen, du bist für einen Vortrag gebucht oder du möchtest gute Stimmung schaffen, wenn deine Teilnehmenden deinen Seminar- oder Tagungsraum betreten, dann könntest du auch schon ein solches Video ablaufen lassen. Vielleicht steigst du sogar mit einem kurzen Quiz ein? Schätzfragen? Kleine Wissenshappen? Vielleicht schneidest du aber auch deine besten Videoschnipsel deiner Anreise zusammen? Dieses Video kannst du ebenfalls in Canva erstellen. Es sollte eine Länge von 90 Sekunden nicht überschreiten und in Dauerschleife ablaufen. Passend zu deinen Vortragsfolien sollte es im Querformat sein und mindestens 1920 × 1080 Pixel groß sein.

Schreib mir unbedingt in die Kommentare, ob du schon mit Warteraumvideos arbeitest. Welche Art von Video ist dabei dein Favorit? Was wäre dir für ein solches Warteraumvideo wichtig?

Jetzt hast du Lust, ebenfalls ein Warteraumvideo zu erstellen? Dann komm in meinen Workshop. Mehr dazu findest du, wenn du auf dieses Bild klickst: