Live-Online-Training im Moderatoren-Tandem Teil 1/5: Aufgabenteilung

Ist dies ein perfektes Moderatorenpaar?

Man sagt ganz allgemein, dass du ab 16 Teilnehmenden in Live-Online-Training, Webinar oder Online-Workshop in einem Moderatorenteam arbeiten solltest. Das hat einerseits den Vorteil, dass alle Beiträge der Teilnehmenden ganz sicher aufgenommen werden und das Fachthema trotzdem gut vorangebracht werden kann. Unternehmen und Organisationen kaufen sich dafür gerne ein Moderatorenteam ein, oder stellen den Fachmann, aber kaufen einen Moderator, der durch diese Veranstaltung führt.
So eine wie mich.

Es ist auch nicht schlecht, wenn jemand aus dem Moderatorenteam einen guten Draht zum Support der Plattform hat oder weiß, wer aus der eigenen IT-Abteilung zu kontaktieren ist, wenn mal etwas dolle schief läuft.

So sieht das übrigens im Backend so einer Hotline für Webinare oder in einer gut aufgestellten IT-Abteilung aus.

Zu deiner Beruhigung vorab hilft dies

Um auf die am meisten auftauchenden Fehler vorbereitet zu sein, solltet ihr im Team alle eure Erfahrungen zusammentragen, um spontan die größten Fehler zu notieren, die dazu führen können, dass Teilnehmende mal nichts hören oder sehen können. Es ist nicht schön das hier zu offenbaren, aber der Fehler sitzt meistens vor dem Gerät. 😉
Tipp: Notiere dir jeden Fehler, den du in einer Session mitbekommst und welche Lösung geholfen hat. Auf diese Weise erarbeitest du dir eine umfangreiche Checkliste. Manchmal hilft gar nichts davon, dann ist das so. Punkt.
Das macht unruhig, ist aber im Team leichter zu meistern, wenn man die Aufgaben gut aufgeteilt hat.

Du musst aber ein paar zusätzliche Tipps im Moderatorenteam beherzigen, damit das auch erfolgreich funktioniert.

1. Lernt euch vorher kennen:

Nein, ihr müsst nicht gemeinsam in der Bar versacken, um euch richtig kennen zu lernen. Ihr müsst auch nicht die Leidenschaft für die Dackelzucht teilen. Aber ihr solltet euch kennen. Schön, wenn ihr euch mal vorher live oder online gesehen habt.

Naja, sooo gut muss es jetzt auch nicht sein. Verzeih, das ist der romantische Teil in mir!
Vielleicht wart ihr gemeinsam Teilnehmende an einer Weiterbildung und habt das Gefühl auf der gleichen Wellenlänge zu sein?
Wie spricht jemand?
Mimik, Gestik? Wäre toll.

Wie steht es um Sympathie oder Antipathie?
Kann ich den Auftrag annehmen, wenn ich meinen Partner doof finde?

Halte ich dann das Mantra ‚Ich-schreibe-eine-Rechnung-dann-ist-gut‘ lange durch? Das kann ein langer Auftrag sein. Unterschätze das nicht!

Ich hatte bisher das Glück, dass ich auch, wenn ich neben einem Fachmann die Moderatorenrolle hatte, meinen Moderatorenpartner immer vorher treffen dufte. Auch online, das war schon klasse, und sehr hilfreich.

Das Wichtigste ist es aber, Antworten auf diese Frage zu finden:

Ist uns beiden das Ziel der Veranstaltung wirklich deutlich?

Im besten Fall ist in diesem Treffen auch noch der Auftraggeber dabei, der nach Möglichkeit das Ziel der Veranstaltung noch einmal konkretisiert.

2. Klare Aufgabenteilung:

Wer macht ganz genau was? Ich unterscheide gerne sehr praktisch in meistens zwei Rollen: die Rolle des ‚Moderators‘, der durch das Programm führt und ‚den ‚Fachmann, die Fachfrau für das Thema‘. Früher hat man auch ‚Experte‘ gesagt, früher, als der Begriff noch nicht verbrannt war, als noch nicht jeder ein Experte für irgendwas war.

Der Moderator…

• Ist ca. 15 Minuten früher im Raum, um alle Teilnehmer beim System- und Soundcheck zu unterstützen.
• Hat immer noch einen Tipp auf Lager, wie auch noch der letzte Teilnehmer mit einer miesen Onlineverbindung im Raum ankommt.
• Hat viel Geduld! Kurz: Hilft auch dem krassesten DAU in den Raum <- Das macht es ja so anstrengend. Da werden 90 Minuten schnell zu einem 8 Std.-Tag!
• Eröffnet und schließt die Veranstaltung.
• Stellt Organisatorisches vor:

1. Wo finden die Teilnehmenden die Downloads, z.B. Präsentationen nach der Veranstaltung?
2. Falls Zusatzmaterialien bereitgelegt werden sollten, weist der Moderator zu Beginn der Veranstaltung noch mal darauf hin, dass diese spätestens jetzt zu holen und neben den Computer zu legen sind.
3. Er präsentiert den Ablauf und erklärt die Werkzeuge im virtuellen Raum: Wo und wann können die Teilnehmenden ihre Fragen stellen? Chat, Kommentare auf den Präsentationsfolien, Mikro stumm etc.
4. Der Moderator erläutert noch mal den zeitlichen Rahmen, der zur Verfügung steht.
5. Übernimmt die strukturierenden und außerfachlichen Aufgaben:

• • Stellt sich vor und übergibt dem Fachmann das Wort.
  • Leitet Methoden und Aktivierungen an und organisiert und startet die Breakout- oder Gruppenräume.
  • Hält sich komplett aus dem Fachthema heraus! <- Auch wenn das schwer ist, und der Fachmann in Wirklichkeit ein Blödmann ist!
  • Nimmt Fragen der Teilnehmenden auf und sammelt sie bis zum Schluss oder dem mit dem Fachmann vereinbarten Zeitpunkt. Was dann genau damit passiert liest du im 2. Teil dieser Serie.

Der Fachmann/ die Fachfrau…

• Kennt sein/ihr Thema in und auswendig. <- Klar, aber trotzdem, also manchmal, da hat man so das Gefühl…
• Hat den Inhalt dem Wissensstand der Teilnehmer angepasst.
• Konzentriert sich nur auf das Fachthema, sonst nichts.
• Kennt den Ablauf der Präsentation.
• Bereitet sich darüber hinaus auf (kritische) Fachfragen vor.

Das klingt jetzt unfair und ungleich verteilt, doch der Fachmann hat sehr viel inhaltliche Vorbereitung und zum Teil auch mehr Abstimmungsbedarf mit dem Auftraggeber, vor der Veranstaltung. Immerhin muss er die fachlichen Inhalte zusammentragen und sie vielleicht auch noch hübsch aufbereiten.

Bei der Begleitung sehr großer Events kann es hilfreich sein, wenn es 2-3 Moderatoren gibt, die die Teilnehmenden z.B. im Chat unterstützen. Davon sortiert z.B. einer der „Tech-Mods“ die fachlichen Fragen für die anstehende Frage-und-Antwort-Runde mit dem Fachmann, der andere kümmert sich um technische Fragen der Teilnehmenden. Der 3. unterstützt den Fachmann in der Moderation, wie oben beschrieben.

Für die Arbeit z.B. in Zoom schlage ich vor, dass der Moderator die Rolle des Hosts übernimmt, während der Experte als Co-Host angelegt wird.

3. Vertrauen

Beide Moderatoren, also der Fachmann und der Moderator, nennen wir sie jetzt einfach mal beide Moderatoren, brauchen Vertrauen. Vertrauen in die andere Person. Das ist mir der wichtigste Aspekt.

Ich habe es schon erlebt, dass der ‚Fachmann‘ sich in meine Arbeit einmischen wollte, während ich mir ständig auf die Zunge beißen musste, um bei ihm nicht noch etwas zu ergänzen. Da war die Chemie scheinbar doch nicht so gut, wie wir vorher dachten. Ein Schmerzensgeld-Auftrag.

In den letzten Monaten habe ich während eines längeren Projekts aber etwas sehr, sehr Gutes erlebt. Ich durfte mit einer absoluten Fachfrau in ihrem Metier arbeiten, die sich absolut auf das Thema konzentriert, und sich auf mich als Moderatorin/Host verlassen hat. Ich als Dienstleister, der die Atmosphäre absichert.

Wir dachten beide voneinander: „Sie macht das schon!“

Das war genau richtig. Das haben die Teilnehmenden gespürt und fühlten sich trotz technischer Ausfälle, die nicht in unserer Verantwortung lagen in guten Händen. Eine echt runde Sache. Das war Anstrengung pur mit manchmal 50 – 100 Teilnehmern, aber super erfüllend, weil dieses Vertrauen und dadurch ein unglaubliches Selbstbewusstsein mit dabei waren.

4. Arbeitet die Präsentation gemeinsam aus

Zusammensitzen und Arbeiten? Was für ein Aufwand!
Nein, achtet darauf, dass bei der Vorbereitung der Veranstaltung die lernerfreundliche Struktur erhalten bleibt, z.B.:

• Wann setzen wir eine kurze Auflockerung an?
• Wann erfolgt die Abfrage im Chat?
• Wann wollen wir ganz genau die Umfrage starten?

Achtet darauf, dass alle diese Moderationsparts in der Präsentation aufgenommen werden. Stimmt euch darüber gut ab. Das ist für beide wichtig. Wenn der Moderator dran ist, dann kann der Fachmann einen Moment verschnaufen. Seine Gedanken wieder sammeln. Das ist sehr wichtig in diesem kurzen Zeitraum, während des Events. Für den Moderator gibt es weniger Verschnaufpausen, weil er die Impulse der Teilnehmer sammeln muss. Dafür steht er aber auch fachlich nicht im Fokus.

Ich nehme übrigens als Moderatorin keine Aufträge an, bei dessen Ausarbeitung ich nichts beitragen darf. Das ist mir so wichtig, damit ich die Rolle auch sicher und zielführend ausfüllen kann.

5. Trainiert den Ablauf!

Nehmt euch Zeit. Trainiert den gemeinsamen Ablauf mindestens einmal.
Bittet den Auftraggeber, oder einen Teilnehmenden aus der Zielgruppe dazu und nehmt euch Zeit für die Durchführung und ein ausführliches Feedback. Passt notfalls die Präsentation oder den Ablauf des Live-Online-Trainings noch mal komplett an.

Fazit:

Wenn ihr jetzt das Gefühl habt, dass das doch ganz schön viel Aufwand ist, dann liegt ihr richtig. Diese Moderation ist nicht dazu geeignet, sich im Improvisieren zu üben. Keine Moderation ist das.
Es ist keine ‚Kannste-mal-eben-aushelfen-Aktion‘.  In Online-Sessions ist die Zeit sehr, sehr kostbar, da solltet ihr gut vorbereitet sein, um Überraschungen oder Verzögerungen weitestgehend auszuschließen. Es kann auch so noch genug schiefgehen.

Bedenkt das auch, wenn ihr ein Angebot als Moderatorenteam abgebt. Unterschätzt den Zeitaufwand nicht.

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