Webinar im Moderatoren-Tandem Teil 1/4: Aufgabenteilung

Ist dies ein perfektes Moderatorenpaar?

Man sagt ganz allgemein, dass du ab 16 Teilnehmern im Webinar in einem Moderatoren-Team arbeiten solltest. Das hat einerseits den Vorteil, dass alle Beiträge der Teilnehmer ganz sicher aufgenommen werden und das Fachthema trotzdem gut vorangebracht werden kann. Unternehmen und Organisationen setzen vermehrt auf Webinare und kaufen sich dafür gerne ein Moderatorenteam ein, oder stellen den Fachmann, aber kaufen einen Moderator, der durch diese Veranstaltung führt.
So einen wie mich.

Selbstverständlich gibt es ganz im Hintergrund noch einen wirklichen Fachmann, der die Plattform im Blick hat. Bei mir heißt der oft ‚Herr Hotline‘, aber seine Telefonnummer zu kennen und zu nutzen, das ist auf jeden Fall die Aufgabe eines Moderators:

So sieht das übrigens im Backend so einer Hotline für Webinare aus.

Du musst aber ein paar kleine Tipps im Moderatorenteam beherzigen, damit das auch erfolgreich funktioniert.

1. Lernt euch vorher kennen:

Nein, ihr müsst nicht gemeinsam in der Bar versacken, um euch richtig kennen zu lernen. Ihr müsst auch nicht die Leidenschaft für die Dackelzucht teilen. Aber ihr solltet euch kennen. Schön, wenn ihr euch mal vorher live (online) gesehen habt.

Naja, sooo gut muss es jetzt auch nicht sein. Verzeih, das ist der romantische Teil in mir!
Vielleicht wart ihr gemeinsam Teilnehmer an einer Weiterbildung und habt das Gefühl auf der gleichen Wellenlänge zu sein? Wie spricht jemand? Mimik, Gestik? Wäre toll.
Wie steht es um Sympathie oder Antipathie?
Kann ich den Auftrag annehmen, wenn ich meinen Partner doof finde? Halte ich dann das Mantra ‚Ich-schreibe-eine-Rechnung-dann-ist-gut‘ lange durch? Das kann ein langer Auftrag sein. Unterschätze das nicht!

Ich hatte bisher das Glück, dass ich auch, wenn ich neben einem Fachmann die Moderatorenrolle hatte, meinen Moderatorenpartner immer vorher treffen dufte. Auch online, das war schon klasse, und sehr hilfreich.

Das Wichtigste ist es aber, Antworten auf diese Frage zu finden:

Ist uns beiden das Ziel der Veranstaltung wirklich deutlich?

Im besten Fall ist in diesem Treffen auch noch der Auftraggeber dabei, der nach Möglichkeit das Ziel der Veranstaltung noch einmal konkretisiert.

2. Klare Aufgabenteilung:

Wer macht ganz genau was? Ich unterscheide gerne sehr praktisch in zwei Rollen: die Rolle des ‚Moderators‘, der durch das Programm führt und ‚den ‚Fachmann, die Fachfrau für das Thema‘. Früher hat man auch ‚Experte‘ gesagt, früher, als der Begriff noch nicht verbrannt war, als noch nicht jeder ein Experte für irgendwas war.

Der Moderator…

• Ist ca. 15 Minuten früher im Raum, um alle Teilnehmer beim System- und Soundcheck zu unterstützen.
• Hat immer noch einen Tipp auf Lager, wie auch noch der letzte Teilnehmer mit einer miesen Onlineverbindung im Raum ankommt.
• Hat viel Geduld! <- Das macht es ja so anstrengend. Da werden 90 Minuten schnell zu einem 8 Std.-Tag!
• Eröffnet und schließt die Veranstaltung.
• Stellt Organisatorisches vor:

1. Wo finden die Teilnehmer die Downloads, z.B. Präsentationen nach der Veranstaltung?
2. Falls Zusatzmaterialien bereitgelegt werden sollten, weist der Moderator zu Beginn der Veranstaltung noch mal darauf hin, dass diese jetzt zu holen und neben den Computer zu legen sind.
3. Er präsentiert den Ablauf und erklärt die Werkzeuge im virtuellen Raum: Wo und wann können die Teilnehmer ihre Fragen stellen?
4. Der Moderator erläutert noch mal den zeitlichen Rahmen, der zur Verfügung steht.

• Stellt sich vor und übergibt dem Fachmann das Wort.
• Leitet Methoden und Aktivierungen an.
• Hält sich komplett aus dem Fachthema heraus! <- Auch wenn das schwer ist, und der Fachmann in Wirklichkeit ein Blödmann ist!
• Nimmt Teilnehmerfragen auf und sammelt sie bis zum Schluss oder dem mit dem Fachmann vereinbarten Zeitpunkt. Was dann genau damit passiert liest du im 2. Teil dieser Serie.

Der Fachmann/ die Fachfrau…

• Kennt sein/ihr Thema in und auswendig. <- Klar, aber trotzdem, also manchmal , da hat man so das Gefühl…
• Hat den Inhalt dem Wissensstand der Teilnehmer angepasst.
• Konzentriert sich nur auf das Fachthema, sonst nichts.
• Kennt den Ablauf der Präsentation.
• Bereitet sich darüber hinaus auf (kritische) Fachfragen vor.

Das klingt jetzt unfair und ungleich verteilt, doch der Fachmann hat sehr viel inhaltliche Vorbereitung und zum Teil auch mehr Abstimmungsbedarf mit dem Auftraggeber, vor der Veranstaltung. Immerhin muss er die fachlichen Inhalte zusammentragen.

So hat jeder seine Expertise.

3. Vertrauen

Beide Moderatoren, also der Fachmann und der Moderator, nennen wir sie jetzt einfach mal beide Moderatoren, brauchen Vertrauen. Vertrauen in die andere Person. Das ist mir der wichtigste Aspekt.

Ich habe es schon erlebt, dass der ‚Fachmann‘ sich in meine Arbeit einmischen wollte, während ich mir ständig auf die Zunge beißen musste, um bei ihm nicht noch etwas zu ergänzen. Da war die Chemie scheinbar doch nicht so gut, wie wir vorher dachten.

In den letzten Monaten habe ich während eines längeren Projekts aber etwas sehr, sehr Gutes erlebt. Ich durfte mit einer absoluten Fachfrau in ihrem Metier arbeiten, die sich absolut auf das Thema konzentriert, und sich auf mich als Moderatorin verlassen hat. Ich als Dienstleister, der die Atmosphäre absichert.
Wir dachten beide voneinander: „Sie macht das schon!“ – Das war genau richtig. Das haben die Teilnehmer gespürt und fühlten sich trotz technischer Ausfälle in guten Händen. Eine echt runde Sache. Das war Anstrengung pur mit manchmal 50 – 100 Teilnehmern, aber super erfüllend, weil dieses Vertrauen und dadurch ein unglaubliches Selbstbewusstsein mit dabei waren.

4. Arbeitet die Präsentation gemeinsam aus

Zusammensitzen und Arbeiten? Was für ein Aufwand!
Nein, achtet darauf, dass bei der Vorbereitung der Veranstaltung die lernerfreundliche Struktur erhalten bleibt, z.B.:

Wann setzen wir eine kurze Auflockerung an?
Wann erfolgt die Abfrage im Chat?
Wann wollen wir ganz genau die Umfrage starten?

Achtet darauf, dass alle diese Moderationsparts in der Präsentation aufgenommen werden. Stimmt euch darüber gut ab. Das ist für beide wichtig. Wenn der Moderator dran ist, dann kann der Fachmann einen Moment verschnaufen. Seine Gedanken wieder sammeln. Das ist sehr wichtig in diesem kurzen Zeitraum, während des Webinars. Für den Moderator gibt es weniger Verschnaufpausen, weil er die Impulse der Teilnehmer sammeln muss. Dafür steht er aber auch fachlich nicht im Fokus.

5. Trainiert den Ablauf!

Nehmt euch Zeit. Trainiert den gemeinsamen Ablauf mindestens einmal.
Bittet den Auftraggeber, oder einen Teilnehmer aus der Zielgruppe dazu und nehmt euch Zeit für die Durchführung und ein ausführliches Feedback. Passt notfalls die Präsentation oder  das Webinar noch mal an.

Fazit:

Wenn ihr jetzt das Gefühl habt, dass das doch ganz schön viel Aufwand ist, dann liegt ihr richtig. Diese Moderation ist nicht dazu geeignet, sich im Improvisieren zu üben. Oder eine ‚Kannste-mal-eben-aushelfen-Aktion‘.  Im Webinar ist die Zeit sehr, sehr kostbar, da sollten ihr gut vorbereitet sein, um Überraschungen oder Verzögerungen weitestgehend auszuschließen. Sofern ihr die Kamera im Einsatz habt, was gut wäre, seid euch dieser Situation immer bewusst. auch im Seminarraum seid ihr als (Co-)Trainer nie unsichtbar.

Bedenkt das auch, wenn ihr ein Angebot als Moderatoren abgebt. Unterschätzt den Zeitaufwand nicht.